لطفا یک منو را به مکان منوی اصلی زیر اختصاص دهیدمنو

اتوماسیون

مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری و امکانات آن

165بازدید

به صورت عمده مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری شامل موارد زیر می باشد :

– حذف کاغذ و کمک به حفظ محیط زیست

– پیگیری و تبادل لحظه ای به مکاتبات اداری

– کاهش حجم ثبت و نگهداری سوابق

– شفاف سازی و مدیریت متمرکز مراحل گردش اسناد

– قابلیت تولید گزارش مورد نیاز جهت پیگیری و طبقه بندی مکاتبات و اطلاعات

– تعامل الکترونیکی با سایر سازمان ها

– امکان جستجوی سریع اسناد و نمایش مراحل گردش کار یک سند و …

– حذف قابل ملاحظه‎ای ازمکاتبات کاغذی در سازمان

– انجام تمامی کارهای اداری در هر زمان و حتی خارج از محل کار

– استفاده بهینه از زمان با عملیات خودکارسازی فرآیندهای اداری

– ثبت و نگهداری سوابق در حجم کمتر، ایمنی بالا و مراجعه‎ی آسان

– برداشته شدن دفاتر حجیم اندیکاتور از روی میزکار دبیرخانه

– به حداقل رسیدن توقف، اشتباه، تکرار و بیهوده کاری در عملیات ثبت اسناد و مدارک

– مدیریت متمرکز و ایجاد شفاف‎سازی در مراحل گردش اسناد

– پایش فعالیتهای سازمان و تولید گزارشهای متنوع مدیریتی

– مدیریت و نظارت دقیق بر عملکرد کارکنان

– عدم وابستگی کامل به شخص در برخی موارد دیده شده با خروج یک کارمند از سازمان، آن سازمان دچار چالش می شود. چون آن کارمند مطلع ترین فرد درون آن سازمان بوده است

– ردیابی امور وپیگیری به موقع مراحل کار

– ارباب رجوعان در هر لحظه میتوانند با مشاهده آخرین اقدام انجام شده روی نامه، از پیشرفت کار مطلع گردند.

– ارباب رجوعان بدون نیاز به دوندگی در سازمان و مواجهه با کارکنان، از نواقص اسناد و مدارک پرونده خود آگاه شده و قادر به رفع آن باشند.

– پیگیری نامه ها از طریق تلفن و یا اینترنت درراستای طرح تکریم ارباب رجوع

– تعامل الکترونیکی با سایر سازمان‎ها

– صرفه جویی در کاغذ و در نتیجه آن کمک به جلوگیری از قطع شدن درختان در راستای حفظ محیط زیست

سیستم های اتوماسیون اداری علاوه بر معماری، تکنولوژی مورد استفاده در توسعه، پروسه توسعه و … از لحاظ امکانات کاربری دارای قابلیتهای گوناگونی هستند ولی اگر تعریف اتوماسیون اداری پشتیانی از ارتباطات به معنای عام کلمه در یک سازمان باشد می توان گفت حداقل این امکانات عبارتند از :

– پشتیبانی از انواع مکاتبات و مراودات درون و بین سازمانی بصورت تمام الکترونیک

– امکان به اشتراک گذاری وظایف و اطلاعات سازمانی و توانایی پیگیری امور با هدف تحقق کارگروهی و تیمی

– امکان تعریف فرم های سازمانی به صورت الکترونیک

– موتور گردش کار جهت محقق سازی فرآیندهای سازمانی

– بهره گیری از سیستم مدیریت اسناد الکترونیک جهت پشتیبانی از انواع مستندات سازمانی

– بهره گیری از سیستم بایگانی متمرکز سازمانی

– پشتیبانی از سازمان های متمرکز و توزیع شده

– امکان تبادل اطلاعات با سایر سیستم های اتوماسیون اداری

– امکان تبادل اطلاعات با بیرون سازمان از طریق انواع استاندارد داده های ارتباطی نظیر ایمیل، فکس و پیام کوتاه

رامکان ایجاد تاییدیه های امضا جهت ارسال نامه به خارج سازمان

– استفاده از سربرگ شرکت و سازمان در نامه های الکترونیکی

– امکان ایجاد دسترسی ها بر اساس سمت های سازمانی

– امکانات دیگری که می تواند یک نرم افزار اتوماسیون اداری را به صورت ممتاز مطرح نماید عبارتند از:

– ارتباط سیستم با سایر سیستمهای عملیاتی بخشهای مختلف سازمان نطیر مالی، دریافت پرداخت، کارگزینی، انبار، فروش، امور خریداران و …

– امکان مدیریت کار در سازمان به مفهوم تعریف و ارجاع کار و پیگیری اقدامات انجام شده روی کار توسط پرسنل مختلف

– امکان دور کاری در بستر امن الکترونیک

– امکان بررسی اصالت نامه های خروج و الصاق پیوست ها به آن

– امکان رمزگذاری بر روی برخی نامه ها

– امان بک آپ گیری بصورت روزانه و نگهداری اطلاعات

– امکان ثبت رونوشت بصورت محرمانه

– ایجاد نامه های چند امضاء

– رمزگذاری فایل های پیوست

 مهمترین شرط کاربرد و استفاده از اتوماسیون در اکثر سازمانها، صرف نظر از موارد استفاده دیگر آن، مربوط به لزوم سرعت و دقت و صحت درکار آنها است.

جهت استتفاده از اتوماسیون تحت وب مهرپل به لینک زیر مراجعه کنید :

https://www.mehrpol.com/fa/AutomationMehrpol

برای کسب اطلاعات بیشتر از خدمات آنلاین مهرپل به سایت شرکت مهرپل مراجعه فرمائید .

ارسال پاسخ

Social Media Auto Publish Powered By : XYZScripts.com

Warning: Cannot assign an empty string to a string offset in /home/mehrpoln/public_html/mag/wp-includes/class.wp-scripts.php on line 486